Neue Wege: Lieferantenportal SAP Ariba

Was ist das Ariba-Netzwerk?

• Das Ariba-Netzwerk ist ein dynamischer, digitaler Marktplatz, der eine effiziente und effektive Zusammenarbeit zwischen Lieferanten und einkaufenden Unternehmen in allen relevanten Geschäftsbeziehungen ermöglicht.
• Es wird damit die Möglichkeit geschaffen, dass sämtliche Bestell- und Rechnungsvorgänge schnell und effizient gesendet, bearbeitet und überwacht werden können.
• Schauen Sie sich gerne hierzu Einleitungsvideos über Ariba Network und Standard Account an.

Welche verschiedenen Ariba-Netzwerk-Kontotypen gibt es und welche Kosten entstehen?

• Ariba bietet zwei Konten-Modelle:
  • Standard Account
    • Kostenfreies Modell, um die wesentlichen Belege auszutauschen - mit der Einschränkung, dass unter anderem die „System-zu-System-Integration“ über das Netzwerk nicht möglich ist.
  • Enterprise Account
    • Bietet zum Standardkonto weitere Funktionalitäten und umfasst das gesamte Spektrum von SAP Ariba.
    • Vollständige Integration Ihres ERP-Systems.
    • Hilfe beim Veröffentlichen von Katalogen.
    • Durchführung von Aktivitätsberichten.
    • Erweiterter, vorrangiger Support durch SAP.
    • Erst ab dem Erreichen eines bestimmten Umsatzes und Überschreiten der Anzahl an auszutauschenden Belegen wird dieses Kontenmodell kostenpflichtig.

Um einen gemeinsamen, reibungslosen und optimalen Prozess gestalten zu können, bitten wir unsere Lieferanten, einen Enterprise Account einzurichten. Weitere Informationen erhalten Sie unter: https://support.ariba.com/ariba-network-overview und https://www.sap.com/germany/products/business-network/suppliers/enterprise-account.html

Welche Vorteile und Veränderungen ergeben sich durch Ariba?

• Der Bestellstatus kann in Echtzeit nachverfolgt werden.
• Bestellungen können schneller und sicherer versendet und empfangen werden.
• Mögliche Fehler bei Bestellungen werden minimiert.
• Die Transparenz wird deutlich erhöht.
• Die Sichtbarkeit im Netzwerk wird für weitere potenzielle Kunden größer.

Welche Infrastruktur wird benötigt, um das Ariba-Netzwerk nutzen zu können?

• Das Ariba-Netzwerk ist webbasiert, daher benötigen Sie für den Zugriff auf die Plattform lediglich eine normale Internetverbindung und einen Webbrowser.

Wie sicher ist das Ariba-Netzwerk?

• Das Ariba-Netzwerk verwendet HTTPS (Secure Hypertex Transfer Protocol) für die gesamte Kommunikation zwischen Beschaffungsanwendungen, Lieferanten und dem Ariba-Netzwerk. HTTPS ist der Standard für die sichere Internetkommunikation und verwendet SSL (Secure Socket Layer) mit RSA-Labs-Verschlüsselung. Zudem sind Konten im Ariba-Netzwerk kennwortgeschützt.

Warum stellt die Diakonie Nord Nord Ost ihre Geschäftbeziehungen um?

• Der Schritt hin zur digitalen Transformation ist unausweichlich - und auch der richtige, davon ist die Diakonie Nord Nord Ost überzeugt. Ziel ist es, sich von der Abwicklung des Handels über gedruckte und manuell übermittelte Bestellungen, Änderungsaufträge, Vorankündigungen, Rechnungen und mehr zu entfernen. Und das Ariba-Netzwerk ist aus Sicht der Diakonie Nord Nord Ost die geeignete Plattform für den Versand solcher Dokumente.

Muss jeder Lieferant an der Umstellung auf Ariba teilnehmen?

• Der Diakonie Nord Nord Ost ist es wichtig, den digitalen Übergang für die Lieferanten so nahtlos wie möglich zu gestalten. Lieferanten, die gebeten werden, diesen digitalen Geschäftsweg als Partner zu begleiten, gelten als strategisch für das laufende Geschäft der Diakonie Nord Nord Ost. Wir freuen uns daher gemeinsam mit Ihnen diesen Weg zu gehen. 

Wie kann man sich im Ariba-Netzwerk registrieren?

• Ariba und die Diakonie Nord Nord Ost kontaktieren Sie als Lieferanten phasenweise während des Rollouts und senden Ihnen ein Projektbenachrichtigungsschreiben sowie eine Abfrage zu, wenn es an der Zeit ist, auf den neuen Prozess umzustellen. In diesem Schreiben erfahren Sie, wie Sie sich im Ariba-Netzwerk registrieren und welche Schritte Sie unternehmen müssen, um Ihr Konto zu erstellen. Eine ausführliche Anleitung zur Registrierung finden Sie zudem hier. Sofern Sie weitere Fragen zum Registrierungsverfahren haben, senden Sie uns gerne eine Nachricht an das Onboarding-Team: ariba@diakonie-nordnordost.de 

Wie kann ein bestehendes Ariba-Konto mit dem Bereich der Diakonie Nord Nord Ost verknüpft werden?

• Wer bereits über ein Ariba-Konto verfügt, kann die Ariba Network-Kennung (ANID) gerne direkt an ariba@diakonie-nordnordost.de senden. Um Ihre ANID zu finden, melden Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und Kennwort unter http://supplier.ariba.com in Ihrem Ariba Netzwerk-Konto an. Ihre ANID finden Sie dort oben rechts auf dem Bildschirm, direkt unter Ihrem Firmennamen. 

Wie erfolgt die Anbindung als Lieferant?

• Bestandslieferanten:
  • Sind Sie ein Lieferant, der bereits mit uns zusammenarbeitet? Dann werden Sie von uns zur Registrierung im Ariba-Netzwerk und Anbindung an unsere Systeme kontaktiert. Alternativ melden Sie sich gerne direkt bei unserem Onboarding-Team per E-Mail unter ariba@diakonie-nordnordost.de. Bitte nennen Sie uns Ihren Ansprechpartner für die Registrierung und, sofern bereits vorhanden, Ihre Ariba-ID. Dazu erhalten Sie von uns ein Anschreiben und ein Antrags-Formular. Ergänzend senden wir Ihnen gerne den Leitfaden hinzu.
• Neue Lieferanten:
  • Sie möchten gerne in Geschäftsbeziehung mit uns treten? Dann wenden Sie sich gerne an unser Onboarding-Team per E-Mail unter ariba@diakonie-nordnordost.de und geben bitte Ihre vollständige Adresse (Firma, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer) und falls vorhanden Ihre Ariba-ID an.

 Was passiert mit Bestellungen und Rechnungen, die vor der "Go-Live-Phase" eingereicht wurden?

• Sämtliche Geschäftsvorgänge, die vor dem Go-Live umgesetzt wurden, können noch wie bisher abgewickelt werden.

Können nach dem Go-Live noch Rechnungen anderweitig der Diakonie Nord Nord Ost zugestellt werden?

• Zukünftig versenden wir ausschließlich elektronische Bestellungen über das SAP Ariba-Netzwerk an bestehende und neue Lieferanten. Es werden keine Papier-Bestellungen mehr versendet. Wir präferieren eine elektronische Rechnungsstellung, vorzugsweise über das Ariba-Netzwerk. Eine Rechnung ohne Angabe unserer Bestell- und Kostenstellennummer wird nicht bearbeitet. Wir möchten ebenfalls darum bitten, keine Rechnungen parallel in Papier- oder PDF-Form an uns zu senden. Diese werden ebenfalls nicht bearbeitet.

 Kann der Status der eingereichten Rechnung eingesehen werden?

• Das Ariba-System bietet die Möglichkeit, sämtliche Rechnungs- und Zahlungsvorgänge transparent im System abzubilden, so dass Sie jederzeit den aktuellen Status einsehen und nachvollziehen können. Es ist wichtig, dass die eingereichten Rechnungen die korrekten Daten enthalten, so dass eine schnelle Bearbeitung durch die automatische Zuordnung garantiert werden kann.

Können weitere Dokumente der Rechnung beigefügt werden?

• Diese Möglichkeit bietet das Ariba-System den Nutzern - weitere Dokumente können beigefügt werden.

Wie kann ich als Lieferant einen Katalog für die Diakonie Nord Nord Ost erstellen?

• Finden Sie hier ein ausführliches Lieferantenhandbuch, das Sie Schritt für Schritt anleitet.

 Was passiert, wenn der Benutzername oder das Passwort vergessen wurde?

• Wenn Sie Ihren Ariba Network-Benutzernamen oder Ihr Kennwort vergessen haben, klicken Sie bei Bedarf auf den folgenden Link, um Ihren Benutzernamen wiederherzustellen oder Ihr Kennwort zurückzusetzen: http://supplier.ariba.com

Der Administrator für das Ariba-Netzwerk ist nicht mehr im Unternehmen. Was tun?

• Wenden Sie sich in diesem Fall an den Support von Ariba. Dieser wird Ihnen einen neuen Administrator einrichten und Ihrem Konto zuweisen.